El catálogo de disposición documental y la guía de archivo documental, que antes se consideraban como instrumentos internos de control y comunicación entre los archivos de trámite y de concentración, actualmente deben divulgarse de manera proactiva en los portales de transparencia de las instituciones pública, pues a través de ellos puede conocerse el esqueleto funcional de cada organismo, aseguró José Guadalupe Luna Hernández.
El Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) destacó que dicha información ya se considera pública de oficio, puesto que la ciudadanía tiene derecho a conocer cuáles son las unidades administrativas generadoras de documentos.
Durante su participación en la segunda reunión ordinaria anual del Sistema Estatal de Documentación, el Comisionado señaló la importancia de la gestión documental para garantizar el derecho de acceso a la información pública de todas las personas, donde la labor archivística, dijo, no puede ser entendida como una función interna y sin contacto con la sociedad, ya que juega un papel estratégico en la promoción, el respeto y la garantía de los ciudadanos de acceder a la información.
“Si no se documentan las acciones, ¿a qué documentos va a acceder la persona? Si no se resguarda, no se ordena y no se clasifica, ¿cómo vamos a localizar en quince días la información para entregarla oportunamente a las personas que la requieren mediante una solicitud de información? Por ello, es necesario reconocer la labor de todos los archivistas del Estado de México”, expresó el Comisionado.
Durante esta charla, sostuvo la obligación de todo servidor público de documentar todas las decisiones gubernamentales, así como de clasificar, ordenar y resguardar el acervo documental, ya que son condiciones necesarias para que cualquier persona acceda a la información y conozca las razones de las decisiones y acciones de los gobiernos.
El Comisionado José Guadalupe Luna Hernández enfatizó que los documentos son parte del patrimonio del Estado, por lo que es obligación de todas las instituciones públicas clasificarlos y conservarlos. “No es posible extraer los archivos o destruirlos arbitrariamente, sino que es crucial seguir un procedimiento formal establecido en los lineamientos estatales e implementar medidas técnicas para su conservación, según su estructura funcional”, apuntó.
Asimismo, afirmó que, al hablar de documentos públicos, puede hacerse referencia a cualquier archivo impreso o almacenado en algún dispositivo electrónico o digital, incluso de audio, video o registrado en tarjetas y notas adhesivas que den cuenta de la toma de decisiones de las autoridades.
Finalmente, indicó que la Corte Interamericana de Derechos Humanos concibe al acceso a la información pública como una herramienta fundamental para ejercer el control democrático de las gestiones estatales, de forma tal que las personas puedan indagar si se da una adecuado cumplimiento de las funciones públicas y se fomenta la trasparencia de las actividades estatales, además de promover la responsabilidad de los funcionarios sobre su gestión pública.