Si un servidor público pierde un documento del archivo, debe recuperarlo, al igual que si pierde un teléfono institucional, una impresora o cualquier otro material, pues los archivos deben resguardarse con el mismo valor que el resto de los bienes de la institución, aseguró José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).Durante una capacitación a servidores públicos del Poder Ejecutivo, el Comisionado de este organismo garante puntualizó que sentar las bases de la gestión documental permitirá preservar, ordenar y clasificar adecuadamente los registros indispensables para que la población haga valer el derecho de acceso a la información pública.
“Los documentos reflejan las tendencias del gobierno y conforman la información estratégica para el desempeño de las autoridades; por ello, es necesario adoptar las medidas pertinentes para el correcto uso y conservación de los archivos, como una responsabilidad y una obligación de los funcionarios”, subrayó el Comisionado Luna Hernández.
El acceso a la información pública permite establecer comunicación directa con la sociedad, para explicar la labor realizada por los agentes gubernamentales, a fin de administrar los bienes y servicios de forma favorable para la población, por lo que la documentación relativa a licitaciones de obra pública y distribución de programas sociales, por ejemplo, resulta vital para dar cuenta de que las acciones emprendidas por los gobiernos se efectúan correctamente.
“El acceso a la información pública es la herramienta fundamental para ejercer un control ciudadano; es decir, que las personas conozcan el trabajo de sus gobiernos e indaguen si se realiza un apropiado cumplimiento de las normas”, argumentó el Comisionado, quien dijo que, cuando la población ejercita este derecho, disminuye la desconfianza ciudadana en las instituciones.
Por lo tanto, reiteró, es transcendental que las instituciones públicas cuenten con un cuadro de clasificación archivística, en virtud de que, además de la obligación legal de documentar las acciones gubernamentales en el ejercicio de sus funciones, los servidores públicos también están obligados a ordenar, conservar y resguardar la información que generan, por lo que dicho cuadro constituye un mecanismo para saber qué área administrativa genera o posee los documentos.
Si un gobierno realiza una obra pública, debe contar con un expediente que acredite cuánto se gastó y de qué forma se ejercieron los recursos, pues no es posible justificar la inexistencia de documentos en los cuales se distribuyó el erario. Es necesario realizar una búsqueda exhaustiva y, en caso de no hallarse la información que, por disposición legal, debe tenerse, el servidor público responsable deberá recuperar el documento. De lo contrario, será acreedor a una sanción, enfatizó el Comisionado.